خصائص المحررات الإدارية

خصائص المحررات الإدارية
 

ان التحرير بشكل عام يعني الإنشاء والكتابة، ويقوم على اختيار طريقة التعبير المناسبة والبراعة في عرض الموضوع وفقًا لمنهجية محددة تُعنى بترتيب أجزائه وإبراز نتائجه.
أمّا التحرير الإداري فهو عملية إعداد الوثائق التي يحرّرها أحد موظفي الإدارة في إطار أداء مختلف المهام الإدارية أو لأغراض الاتصال والتواصل داخل الإدارة أو خارجها, وتأخذ المحررات الإدارية أشكالًا متعددة تتحدد وفقًا للغرض المطلوب منها,

اذن الأسلوب الإداري أحد الركائز الأساسية التي تقوم عليها فعالية الاتصال داخل المؤسسات والإدارات العمومية، إذ يُعبر عن ثقافة الإدارة ومستوى احترافيتها في التعامل مع مختلف فئات المتلقين, فهو ليس مجرد طريقة في الكتابة أو الخطاب، بل هو أداة لتحقيق التواصل الإداري السليم وضمان الشفافية والموضوعية في تسيير الشؤون العامة. ومن أجل بلوغ هذا الهدف، يتطلب الأسلوب الإداري جملة من المواصفات التي تميّزه عن باقي الأساليب اللغوية الأخرى وهي خصائص متعلقة بالأسلوب, وخصائص متعلقة بترتيب المعطيات وخصائص  شكلية للتحرير الإداري .

أ-خصائص متعلقة بالأسلوب: رغم اختلاف المستوى اللغوي بين الموظفين، إلا أنهم مُلزمون بالتحرير بلغة سليمة وصحيحة ويعرفها الجميع، تُمكّن من تحقيق الأغراض المطلوبة بدقة ووضوح تتوفر فيها الميزات التالية:

1-الموضوعية
تُعتبر الموضوعية من أهم خصائص الأسلوب الإداري، إذ تفرض على المحرر أن يتحلى بالحياد والتجرد من الميول الشخصية أو المؤثرات الخارجية، حفاظاً على مصداقية الإدارة وحرصاً على تحقيق المصلحة العامة. ويقتضي ذلك أن يتجنب المحرر استخدام العبارات العاطفية أو الانفعالية، وأن يعتمد لغة رسمية متزنة تُبرز الصفة الوظيفية لا الشخصية. كما يُستحسن في هذا السياق استعمال الأفعال المبنية للمجهول عند الضرورة، ونقل الوقائع كما حدثت فعلاً دون تحريف أو توجيه متعمد.

2 -الدقة
تعني الدقة في التحرير الإداري اختيار الألفاظ والصيغ بعناية لتجنب الالتباس وسوء التأويل. فالمحرر الإداري مطالب بالتعبير عن المعاني بدقة ووضوح، بما يضمن للقارئ فهم المقصود بسهولة ودون غموض. ومن ثمّ، ينبغي أن تكون المفردات المستخدمة محددة ودالة على المعنى المقصود دون مبالغة أو تعقيد، مع الابتعاد عن العبارات الفضفاضة أو التي تحتمل أكثر من تأويل.
3- البساطة والوضوح
تُوجَّه المحررات الإدارية إلى جمهور واسع ومتنوع من حيث المستوى العلمي والمعرفي، لذا يجب أن تكون صياغتها بسيطة وواضحة. ويتحقق ذلك باستعمال مفردات مألوفة في الحياة الإدارية اليومية، وباختصار الجمل لتسهيل القراءة والفهم، وتجنب الحشو والتكرار والصيغ المعقدة. فالوضوح والبساطة عنصران ضروريان لضمان التواصل الإداري الفعّال.
4 -الإيجاز
يقصد بالإيجاز التعبير عن الفكرة بأقل عدد ممكن من الكلمات دون الإخلال بالمعنى. ويُعدّ الإيجاز سمة أساسية للمراسلات والمحررات الإدارية، لأنه يوفّر الوقت والجهد ويسهم في التركيز على جوهر الموضوع دون تفرع أو إطالة غير ضرورية. كما يُستحسن أن يتناول كل محرر موضوعاً واحداً متجانساً لتفادي التشتت في الأفكار وضمان وضوح الرسالة.
5-المجاملة
تُعدّ المجاملة من السمات الضرورية في الأسلوب الإداري لما تحققه من تواصل إيجابي واحترام متبادل. ويقصد بها استعمال عبارات لبقة تراعي مشاعر المخاطبين وتبتعد عن الألفاظ الجارحة أو المحرجة، خاصة عند الرد على الطلبات أو الشكاوى. وتتجلى المجاملة في استخدام صيغ مهذبة مثل: (يشرفني، يسرني، يؤسفني)، بما يعكس اللياقة والاحترام المتبادل، ويُحافظ على صورة الإدارة لدى المواطنين والمتعاملين.

ب- خصائص متعلقة بترتيب المعطيات: إن اتباع المنهجية أمر ضروري في كل عمل، وبما أن التحرير الإداري يُعد عملًا فكريًا، فإنه يحتاج بدوره إلى منهجية محددة تسهّل أداء المهام وتضمن تحقيق الأغراض المطلوبة. ويتكوّن المحرر الإداري من ثلاثة عناصر أساسية هي: المقدمة، العرض، والخاتمة.

1 - المقدمة: تتميز بالإيجاز والوضوح، إذ تُعرض فيها أهم النقاط التي تتناولها المراسلة الإدارية وتمهّد لفهم موضوعها العام.

2 - العرض: وهو الجزء الرئيسي في الوثيقة الإدارية، حيث تُقدَّم من خلاله مجموعة الأفكار المراد تبليغها. لذلك يتعين على المحرر الإداري اتباع منهجية دقيقة في عرض وترتيب الأفكار، مع اختيار الأسلوب المناسب لتقديم الحجج والاستدلالات بطريقة منطقية ومقنعة، حتى يتمكن المتلقي من فهم المقترحات أو الحلول المطروحة بسهولة وتسلسل منطقي.

3 - الخاتمة

 تمثل نهاية المحرر الإداري، وتُبرز النتائج المنطقية للأفكار الواردة في صلب

الموضوع. ويختلف مضمونها باختلاف طبيعة الوثيقة الإدارية والجهة الصادرة عنها والموجهة إليها، فقد تتضمن الخاتمة استنتاجات عامة أو اقتراحات عملية أو قرارات نهائية تُختتم بها المراسلة

ج -خصائص  شكلية للتحرير الإداري : ان الإدارة العامة تولي اهتمامًا كبيرًا بالجوانب الشكلية في المحررات التي تُعدّها، إذ تُعدّ هذه الجوانب من أبرز سمات الهيئات الإدارية التي تحرص على تنظيم تصرفاتها وإبراز التزامها بالقوانين السارية، لذلك يجب أن يُعدّ محرر الوثيقة بدقة وفق الأشكال والإجراءات القانونية المعمول به والتي نوجزها في ما يلي

1 -احترام السلم الإداري
يقوم السلم الإداري أو التدرج الوظيفي على مبدأ التسلسل الهرمي داخل المؤسسات، حيث يخضع المرؤوس لتوجيهات رئيسه الإداري المباشر. ويقتضي احترام هذا المبدأ أن تُوجَّه المراسلات وفق القنوات الإدارية المحددة، فلا يجوز للمرؤوس مثلاً أن يراسل رئيسه الأعلى دون علم رئيسه المباشر. كما يجب أن يعكس الأسلوب الإداري هذا التدرج، من خلال انتقاء العبارات المناسبة لكل مستوى وظيفي، بحيث لا يخاطب المرؤوس رئيسه كما يخاطب زملاءه أو من هم أدنى منه في السلم الإداري

2-التحلي بروح المسؤولية وواجب التحفظ:

يُعدّ من أسس التحرير الإداري، إذ يقوم على سلطة اتخاذ القرار وتحمل نتائجه، فرئيس الهيئة الإدارية هو المسؤول الأول عن التنفيذ السليم للمهام ضمن صلاحياته، غير أنه قد يفوض بعض صلاحياته لأحد مساعديه أو الموظفين تحت إشرافه. وفي حال تجاوز المفوَّض حدود التفويض، يجب التمييز بين الخطأ الشخصي الذي يتحمل مسؤوليته المفوَّض إليه، والخطأ المصلحي الذي تتحمله الإدارة نفسها.

3-شكل ومواصفات الورق في التحرير الإداري:
يُعدّ توحيد شكل ومواصفات الورق جزءًا من تنظيم العمل الإداري، إذ جرى العرف على استعمال الورق بمقاس 21×27 سم، مع إمكانية استخدام مقاسات أخرى مثل 21×29 أو 21×31، بشرط عدم خلط المقاسات في المراسلة الواحدة. يكون لون الورق أبيض، وتُكتب المراسلات على وجه واحد فقط من الورقة، مع ضرورة ترك الهوامش من جميع الجهات.

 

من خلال ما تطرقنا اليه، يتضح أن الأسلوب الإداري الناجح يقوم على مزيج من الصفات اللغوية والسلوكية التي تُعبّر عن احترافية الإدارة وانضباطها. فالتحرير الإداري ليس مجرد كتابة، بل هو أداة لتنظيم العلاقات داخل المؤسسة وتكريس مبادئ الحياد والشفافية. ويُعدّ التزام المحرر بالأسلوب الاداري بمختلف خصائصه ، شرطاً أساسياً لتحقيق تحرير إداري فعّال يُعبّر عن روح المسؤولية ويُسهم في تواصل جيد واحترافي و ترسيخ الثقة بين الإدارة ومحيطها.